Tugas Gunadarma : softskill kelompok -komunikasi bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

Oleh :

1. Giovani Marchia Putri 13613744

2. Ikadek Bhaskara 14613157

3. Prihastiwi Setyowati 16613920

4. Tusi Wahyuni 19613016

Kelas : 3SA04

Kelompok : 4

Dosen : Eva Ruth Nadia,SE

UNIVERSITAS GUNADARMA

2013

1.Pengertian Presentasi

Presentasi (presentation) secara harfiyah artinya penyajian,perkenalan,pertunjukan,dan pemberian.Kata dasarnya present yang artinya pemberian,hadiah,sekarang ini kata-kata hadir,sekarang dan menghadirkan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengartikan presentasi sebagai berikut:

Pre sen ta si/presentasi/n 1 pemberian (tt hadiah).2 pengucapan pidato (pd penerimaan suatu jabatan).3 perkenalan (tt seseorang kpd seseorang biasanya kedudukannya lebih tinggi).4 mem pre sen ta si kan v menyajikan mengemukakan (di diskusi tersebut dsb).

Kamus inggris Merriam Webste/mengartikan presentasi sebagai berikut:

1.an activity in which someone shows,describes or explains something to a group of people

2.The way in which something is arranged,designed,etc : the way in which something is presented

3.the act of giving something to someone in a formal way or in a ceremony

Menurut istilah.Presentasi adalah aktifitas menunjukan,menggambarkan atau menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.

Dalam pengertian sehari-hari,presentasi adalah menyajikan sesuatu seprti ide pemikiran atau usulan kepada sekelompok orang secara lisan.Misalnya mahasiswa mempresentasikan usulan penelitian,sales mempresentasikan produk,guru menyajikan pelajaran,dosen menyampaikan materi kuliah dan sejenisnya.

2. Persiapan sebelum dan sesudah presentasi

1. Tahap Persiapan

Dalam tahap persiapan ada beberapa hal yang harus Anda lakukan diantaranya adalah menentukan topik, menetapkan tujuan, mengenali situasi dan mengenali audiens, menyusun materi, menentukan pendekatan yang digunakan, menyusun desain slide, dan latihan.

· Menentukan Topik

Apa topik yang akan saya sampaikan? Apakah topik ini dibutuhkan audiens? Mengapa saya menyampaikan topik ini?

Itulah beberapa pertanyaan yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda sebelum menentukan topik presentasi. Dengan begitu Anda akan mudah menemukan topik dengan tepat dan sesuai dengan kebutuhan audiens. Usahakan topik Anda menarik dan menggugah audiens untuk mendengarkan.

· Menetapkan Tujuan

Apa yang Anda harapkan dari presentasi Anda? Jawaban dari pertanyaan ini yang akan menjadi arah dari presentasi Anda. Setiap presentasi harus punya tujuan. Dengan memiliki tujuan, Anda akan lebih baik dalam melakukan persiapan, lebih berhati-hati dalam tindakan, tampil lebih cerdas dan tepat sasaran, tentunya dengan hasil akhir yang berkesan bagi audiens. Buat tujuan Anda dengan jelas, bisa dicapai dan Anda tahu betul bagaimana mencapainya.

· Mengenali Situasi dan Audiens Anda

Mengenali situasi dan mengenali audiens akan membuat Anda jauh lebih tenang. Dalam hal ini Anda perlu melakukan koordinasi dengan audiens, atau panitia penyelanggara untuk menanyakan hal-hal yang ingin Anda ketahui. Seperti, dalam acara apa Anda melakukan presentasi, berapa lama waktu untuk presentasi, presentasi dilakukan di luar ruangan atau di dalam, adakah sarana pendukung yang digunakan, siapa saja yang akan hadir, berapa usia mereka, bagaimana tingkat pendidikannya, apa jabatannya, berapa rasio jumlah laki-laki dan perempuan, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan Anda.

· Menyusun Materi

Langkah selanjutnya adalah menyusun materi. Dalam menyusun materi dibutuhkan kejelian dan ketepatan. Kenapa harus jeli dan tepat? Kejelian berhubungan erat dengan kemampuan presenter dalam memilih sumber yang bisa dipercaya sedangkan ketepatan berhubungan dengan kesesuaian materi dengan apa yang dibutuhkan oleh audiens. Jadi sebagai presenter yang baik, Anda tidak bisa asal-asalan dalam menyiapkan materi yang akan Anda sampaikan.

Ada syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun materi, antara lain materi harus sesuai dengan topik, update dan terpercaya. Anda bisa mendapatkan materi dari pengalaman pribadi, buku, jurnal, hasil penelitian, majalah, internet atau koran. Satu lagi yang harus Anda pahami, jangan membuat materi yang terlampau banyak dan jangan gunakan kata atau kalimat yang Anda sendiri tidak memahaminya.

· Menentukan Pendekatan yang Anda Gunakan

Setiap presentasi membutuhkan metode yaitu sebuah pendekatan yang Anda gunakan dalam menyampaikan materi. Metode yang baik adalah metode yang sesuai dengan topik yang Anda sampaikan. Ada beberapa metode yang bisa Anda terapkan diantaranya ceramah, eksperimen, simulasi, demonstrasi, ceramah plus dan lain-lain. Silahkan Anda eksplorasi metode yang paling cocok dengan topik Anda. Keberhasilan Anda memilih metode yang tepat akan membawa Anda menjadi presenter yang lebih efektif.

· Menyusun Slide Presentasi

Jika presentasi Anda menggunakan slide, maka langkah selanjutnya adalah menyusun slide presentasi Anda semenarik mungkin. Dalam membuat slide ada beberapa prinsip yang harus Anda pahami.

§ Sederhana

§ Konten yang kuat

§ Font yang indah

§ Gambar yang menarik dan sesuai

§ Penggunaan warna yang tepat

§ Mematuhi prinsip CRAP, yaitu contrast atau kontras, repetition atau pengulangan , Alignment atau perataan dan proximity atau kedekatan.

Dengan mematuhi enam prinsip di atas Anda akan mampu membuat slide yang menarik dan tampil beda.

· Latih Presentasi Anda

Semua pembicara handal selalu melakukan latihan sebelum melakukan presentasi. Dengan latihan yang baik Anda akan lebih percaya diri, mampu menyesuaikan materi dengan waktu, dan Anda akan menemukan cara terbaik dalam menyampaikan presentasi.

2. Tahap Membawakan

Dalam membawakan presentasi Anda bisa menggunakan struktur tiga bagian, yaitu pembukaan, pembahasan dan penutup.

· Membuka Presentasi

Presentasi yang baik dimulai dengan pembukaan yang baik.

Pembukaan yang baik sangat menentukan keberhasilan sebuah presentasi sebagaimana pembukaan yang buruk juga cenderung membuat presentasi menjadi gagal. Ada banyak cara untuk membuka presentasi dengan menarik, diantaranya dengan cerita, mengajukan pertanyaan, menggunakan kutipan, menunjukkan data dan fakta, menggunakan intermezzo,menjelaskan maksud dan tujuan atau menggunakan humor. Anda tinggal memilih mana yang paling cocok untuk diri Anda.

· Pembahasan

Ini adalah tahap inti dari presentasi Anda. Disinilah secara keseluruhan materi Anda sampaikan. Anda harus menjelaskan materi Anda secara tersetruktur dan jelas, selain itu Anda juga harus terampil menggunakan transisi antar sub topik, supaya audiens memperoleh kejelasan alur presentasi Anda. Sampaikan materi dengan penuh antusias dan semangat, optimalkan bahasa tubuh dan intonasi suara Anda. Buat audiens Anda terlibat dalam presentasi Anda dengan mengajukan pertanyaan, mengajak audiens Anda bergerak dan mempengaruhi emosi mereka dengan cerita yang inspiratif. Jika ini Anda lakukan dengan baik, maka apa yang menjadi tujuan presentasi Anda akan tercapai.

· Menutup Presentasi

Jangan pernah tinggalkan audiens Anda dengan kebingungan, tapi tinggalkan mereka dengan sesuatu yang bermakna yang akan mereka ingat selama-lamanya. Tutup presentasi Anda dengan menyimpulkan inti dari presentasi Anda, buatlah dalam kalimat pernyataan, selanjutnya sampaikan call to action Anda. Satu lagi yang perlu Anda catat, jangan pernahmenutup presentasi Anda dengan kalimat yang terlampau panjang dan jangan minta maaf.

Itulah tiga langkah yang bisa Anda lakukan dalam membawakan presentasi. Lakukan itu dengan baik dan Anda akan diingat audiens sebagai presenter yang menginspirasi.

Catatan penting:

Sebelum tampil ada beberapa hal yang harus Anda lakukan yaitu datang lebih awal, periksa kondisi ruangan, peralatan pendukung dan hal-hal teknis yang lain.

3. Tahap Evaluasi

Ini adalah satu kebiasaan positif yang harus Anda lakukan setelah selesai melakukan presentasi. Hal ini saya maksudkan untuk mengevaluasi mana-mana yang tidak berjalan sesuai rencana, mana yang harus mendapat perbaikan dan mana yang harus dipertahankan. Dan yakinlah ini akan memberikan dampak positif untuk presentasi Anda selanjutnya.

3. Apa Saja alat bantu yang digunakan untuk presentasi

1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)

2. Flip Charts

3. Transparansi Overhead Projector

4. Slide

5. Papan Tulis Elektronik

6. Video Cassette Recorder (VCR)

7. Panel LCD Projector

4. Apakah penting menganalisa audience ketika presentasi?

Iya, menganalisa audience ketika presentasi adalah penting. Bahkan sebelum presentasi alangkah baiknya kita sudah mengetahui keragaman audience agar presentasi menarik, dapat didengar, difahami dan diterima dengan baik oleh audience.

5. Apa pentingnya presentasi bisnis bagi seorang pemimpin organisasi?

Untuk memperkenalkan sebuah perusahaan atau organisasi, maka digunakanlah presentasi yang baik agar organisasi dapat diketahui oleh masyarakat serta tugas seorang pemimpin adalah memahami dan menangani situasi bawahan dan juga pemimpin harus memotivasi dan mendorong mereka untuk bekerja lebih keras.